En estos días mi calendario está tepe a tepe. He optado por agendar 15 minutos a medio día para almorzarme algo en paz y al final, casi todos los días, he terminado comiendo frente al monitor. En medio de todo esto, me llega una invitación a una reunión de alguien que no sé quien es, para que hablemos de “Proyecto Beanstalk” del cual no tengo la más mínima idea de qué es (y nadie a quien preguntado tampoco) ¡y para las 11:30pm de ese mismo día! Contrario a la mayoría de la gente, que simplemente ignoraría la solicitud dejando en ascuas al organizador, decliné, pero me di a la tarea de explicar por qué. Usé menos palabras y menos detalles, pero aquí van mis razones principales:
No cites una reunión para el día que está en curso a menos que sea una emergencia
Como trabajo para una empresa global, mi días comienzan a mis 7am si no antes, con reuniones y temas urgentes a los cuales hay que darle seguimiento con compañeros que están en otros husos horarios. Así que la idea de tener que reunirme a las 11:30pm de ese mismo día, me parecía abusiva, máxime cuando no tengo la más mínima idea de qué se trata. Le dije al coordinador, que no tengo problema en reunirme fuera de mi horario regular de trabajo, pero que necesitaba la cortesía de al menos uno o dos días para hacer arreglos personales. Cada vez más empresas promueven el concepto de vida balanceada, así que hay que ser consciente de que la gente tiene vidas fuera del trabajo, familia y otras responsabilidades.
Considera los cambios de hora
Existen herramientas que se llaman International Meeting Planners que te ayudan a ver de un vistazo los horarios de trabajo de los diferentes países en donde están los participantes. Mira la imagen que incluyo en esta entrada para que veas como luce. La zona verde y amarilla te dicen que son posibles alternativas. Puede que haya uno de los lados que tendrá que salir de su horario regular, en el caso de la imagen, los compañeros en Chennai. Lo recomendable sería entonces que la próxima vez, sea otra la región que tenga que hacer ajustes y reunirse a deshoras.
Cuando soy yo quien coordina, lo que hago es identificar quién es el stakeholder cuya presencia es esencial, y trato de hacérselo lo más fácil posible. Ya sea que selecciono una hora cómoda para esa persona aunque esté a 12 horas de diferencia de mi, o cuando es presencial, reservo salones que queden a pasos su escritorio aunque eso represente que yo tenga que caminar la mitad del recinto para llegar allí. Considera también que hay empresas donde hay un protocolo, por ejemplo, se rigen por los horarios de las oficinas centrales, o hay días/porciones de tiempo que se bloquean libre de reuniones.
En tu invitación, provee una breve explicación de que se trata y los puntos a tratar
Yo no sé si “Proyecto Beanstalk” es algo que realmente me compete, si es un tema para lo que tengo que venir preparada a la reunión para que ésta sea más efectiva, invitar a otros colegas que podrían aportar también, o si es una actividad de trabajo en equipo para que mejoremos el jardín. Lo ideal es una linea que explique, a lo “elevator pitch” de qué se trata. Créeme que si me hubieran dicho: “Este proyecto optimizará el tiempo de ejecución de las campañas digitales en un 40%” yo estuviera más que feliz de participar, a la hora que fuera… ¡y sin chistar! Igual si me hubiesen dicho, “es la coordinación de un taller de equipo en el cual un grupo de empleados sembrarán habichuelas mágicas. Necesitamos su ayuda en convocar participantes en su departamento”… Seguro, hablemos el viernes en la mañana.
También es importante saber en qué etapa está el proyecto, ¿Es un kick-off? Ok allí estaré para ver el plan y cómo impacta mi división, ¿Un torrente de ideas? Voy si me dices cómo puedo aportar, ¿Es una presentación de ventas con un suplidor? Hmm dime más. ¿Necesitas mis insumos? Claro, allí estaré.
Deja el guille de espía
Llamar las cosas por su nombre también es una buena práctica, a menos que seas militar y manejes proyectos clasificados, no uses nombres código. En mi experiencia, éstos crean un abismo de comprensión entre los que trabajaron directamente el proyecto, y el resto de la empresa que consume el producto junto con los clientes externos.
Envía materiales de referencia e información para conectarse en la misma invitación
Esto te garantiza que no perderás tiempo al inicio de la junta, lidiando con los que no pueden conectarse a la presentación en vivo o no encuentran el e-mail con la información para la llamada. De igual forma, recuerda asegurarte que los sistemas o números telefónicos puedan ser accedidos desde los países participantes y siempre incluye una segunda alternativa de conexión.
Preséntate
En tu invitación explica quién eres, cuál es tu participación en el proyecto y por qué se te ha asignado. Esto no solo te hará ver como una persona educada y razonable, si no que conseguirás más atención y respeto a tus aportaciones en el tema.