En estos d\u00edas mi calendario est\u00e1 tepe a tepe. He optado por agendar 15 minutos a medio d\u00eda para almorzarme algo en paz y al final, casi todos los d\u00edas, he terminado comiendo frente al monitor. En medio de todo esto, me llega una invitaci\u00f3n a una reuni\u00f3n de alguien que no s\u00e9 quien es, para que hablemos de “Proyecto Beanstalk” del cual no tengo la m\u00e1s m\u00ednima idea de qu\u00e9 es (y nadie a quien preguntado tampoco) \u00a1y para las 11:30pm de ese mismo d\u00eda!\u00a0 Contrario a la mayor\u00eda de la gente, que simplemente ignorar\u00eda la solicitud dejando en ascuas al organizador, declin\u00e9, pero me di a la tarea de explicar por qu\u00e9. Us\u00e9 menos palabras y menos detalles, pero aqu\u00ed van mis razones principales:<\/p>\n
No cites una reuni\u00f3n para el d\u00eda que est\u00e1 en curso a menos que sea una emergencia<\/strong><\/p>\n Como trabajo para una empresa global, mi d\u00edas comienzan a mis 7am si no antes, con reuniones y temas urgentes a los cuales hay que darle seguimiento con compa\u00f1eros que est\u00e1n en otros husos horarios. As\u00ed que la idea de tener que reunirme a las 11:30pm de ese mismo d\u00eda, me parec\u00eda abusiva, m\u00e1xime cuando no tengo la m\u00e1s m\u00ednima idea de qu\u00e9 se trata. Le dije al coordinador, que no tengo problema en reunirme fuera de mi horario regular de trabajo, pero que necesitaba la cortes\u00eda de al menos uno o dos d\u00edas para hacer arreglos personales. Cada vez m\u00e1s empresas promueven el concepto de vida balanceada, as\u00ed que hay que ser consciente de que la gente tiene vidas fuera del trabajo, familia y otras responsabilidades.<\/p>\n Considera los cambios de hora<\/strong><\/p>\n Existen herramientas que se llaman International Meeting Planners <\/a>que te ayudan a ver de un vistazo los horarios de trabajo de los diferentes pa\u00edses en donde est\u00e1n los participantes. Mira la imagen que incluyo en esta entrada para que veas como luce. La zona verde y amarilla te dicen que son posibles alternativas. Puede que haya uno de los lados que tendr\u00e1 que salir de su horario regular, en el caso de la imagen, los compa\u00f1eros en Chennai. Lo recomendable ser\u00eda entonces que la pr\u00f3xima vez, sea otra la regi\u00f3n que tenga que hacer ajustes y reunirse a deshoras.<\/p>\n Cuando soy yo quien coordina, lo que hago es identificar qui\u00e9n es el stakeholder<\/a> cuya presencia es esencial, y trato de hac\u00e9rselo lo m\u00e1s f\u00e1cil posible. Ya sea que selecciono una hora c\u00f3moda para esa persona aunque est\u00e9 a 12 horas de diferencia de mi, o\u00a0 cuando es presencial, reservo salones que queden a pasos su escritorio aunque eso represente que yo tenga que caminar la mitad del recinto para llegar all\u00ed. Considera tambi\u00e9n que hay empresas donde hay un protocolo, por ejemplo, se rigen por los horarios de las oficinas centrales, o hay d\u00edas\/porciones de tiempo que se bloquean libre de reuniones.<\/p>\n En tu invitaci\u00f3n, provee una breve explicaci\u00f3n de que se trata y los puntos a tratar <\/strong><\/p>\n Yo no s\u00e9 si “Proyecto Beanstalk” es algo que realmente me compete, si es un tema para lo que tengo que venir preparada a la reuni\u00f3n para que \u00e9sta sea m\u00e1s efectiva, invitar a otros colegas que podr\u00edan aportar tambi\u00e9n, o si es una actividad de trabajo en equipo para que mejoremos el jard\u00edn. Lo ideal es una linea que explique, a lo “elevator pitch<\/a>” de qu\u00e9 se trata. Cr\u00e9eme que si me hubieran dicho: “Este proyecto optimizar\u00e1 el tiempo de ejecuci\u00f3n de las campa\u00f1as digitales en un 40%” yo estuviera m\u00e1s que feliz de participar, a la hora que fuera… \u00a1y sin chistar!\u00a0 Igual si me hubiesen dicho, “es la coordinaci\u00f3n de un taller de equipo en el cual un grupo de empleados sembrar\u00e1n habichuelas m\u00e1gicas. Necesitamos su ayuda en convocar participantes en su departamento”… Seguro, hablemos el viernes en la ma\u00f1ana.<\/p>\n