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Al Grano: Cómo hablar con altos ejecutivos

Hace poco tuve una reunión con un brillante grupo de publicitas que me estaba presentando una idea para una campaña. Todo lo que decían me interesaba muchísimo, pero los presentadores hablaban tan rápido que ni siquiera me daban espacio para reaccionar ni para analizar la genialidad de sus ideas y cómo se aplica a mi marca.  No aguanté más y dije ¡Esperen! necesito que me hablen más lento para poder procesar todo lo que me dicen. La situación mejoró solo un poco, y cinco minutos después, habían tomado la misma velocidad.

Mirándome en mi espejo

Esto me hizo reflexionar en la forma en que yo hablo. También hablo muy rápido y a veces hasta me doy cuenta que mi interlocutor no me está siguiendo. Por esos días, me llegó un e-mail de los adiestramientos que mi empresa está ofreciendo a los empleados y vi uno que me llamó mucho la atención. “Get to the Point: How to Talk to high ranking executives” ofrecido por la prestigiosa firma de recursos humanos Korn Ferry.

Raudo y veloz me inscribí.  Fue una buena sacudida intelectual. No solo se trata de hablar con una ritmo que permita que la gente pueda procesar y reaccionar a lo que le dices, si no filtrar la información de una forma que realmente sea útil, particularmente cuando se habla con personas que manejan asuntos de alto nivel en la empresa y no tienes mucho tiempo para verles o conversar.

Esto es aplicable no solo cuando nos comunicamos con los líderes de la empresa, sino también con clientes u otros colegas y personas con las que uno interacciona.

Aquí resumo la lección que poco a poco (no es fácil) he ido incorporando a mi propia proyección:

Enfócate en tu interlocutor
Piensa en cuáles son las necesidades y prioridades de la persona a quien te vas a dirigir para que orientes tu mensaje hacia esos puntos claves. Prioriza información que:

  • Sea urgente o tenga fecha de caducidad
  • Afecte aspectos financieros o los resultados
  • Necesite su participación
  • Pueda atrasar fechas comprometidas
  • Impida el curso de un proyecto
  • Sea alguna “mala noticia”

Dirígete a la persona con un tono neutral y con actitud optimista, pero no encubras lo negativo.  Es preferible escuchar lo que marcha mal tan pronto como sea posible para buscar soluciones, idealmente basándose en tus ideas para remediarlo. Pretender que todo está corriendo perfectamente  hace dudar si en efecto existe comunicación y confianza, y lo peor es que esa persona que te delegó la labor se entere por terceras personas o no pueda responder a sus propios supervisores pues no tienen la información necesaria.

Refina el mensaje
Olvida el drama y la minucia. Selecciona tres aspectos (aunque hayan mil, debes poder seleccionar los tres más importantes). Si puedes sustentarlo con información concreta, hechos o números, mejor aún.

Si se trata de informar sobre tu participación en una reunión usa el formato PRO™
PRO viene del inglés, Point of view, Reactions, Outcome. Este acróstico es una marca registrada de Korn Ferry

  • Punto de vista (tuyo)
  • Reacción de las personas presentes
  • Resultados o acciones

Si se trata de presentar una problemática, usa el formato PARE ™
PARE viene del inglés, Point of view, Action, Reasons, Evidence. Este acróstico es una marca registrada de Korn Ferry

  • Punto de vista (tuyo)
  • La acción que tú recomiendas
  • Razones (beneficios/consecuencias)
  • Evidencia (data)

Se Flexible

  • Escucha
  • Estudia el lenguaje corporal y comprueba con las reacciones que vas recibiendo.
  • Mantén las respuestas cortas y directas, si puedes da la respuesta definitiva primero: Sí, No, dato que te solicitaron, y luego elaboras.

Demuestra seguridad

Proyecta convicción, entusiasmo, franqueza, y comunica de forma sucinta a través de:

  • Un mensaje depurado
  • Expresiones faciales y voz
  • Postura y gestos
  • Pausas (Está perfectamente aceptado tomarte tiempo para pensar y pausar por unos segundos para hilar ideas
    y darle a las personas tiempo para asimilar la información y reaccionar).

 

No es necesario ser complaciente, di lo que tengas que decir pues eso al final del día es lo que se aprecia de un líder. Que tenga la capacidad de diferir con razones sustentadas y que pueda traer una nueva dimensión a la discusión.